Abrechnung Fachschaften

Liebe Fachschaften,

um unnötige Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden, hier eine Checkliste und die Anleitung zur Abrechnung.

Checkliste

Erstattungsfähige Ausgaben:

  • Abrechnungsformular verwendet, sorgfältig ausgefüllt und unterschrieben?
    • Beschluss-/Protokoll-Datum bzw. Auszug beilegen
    • Nullerklärung unterschreiben (d.h. es wurde kein Gewinn gemacht)
  • Bei mehrtägigen Veranstaltungen (z.B. Ersti-Hütten) mit Übernachtung:
    • separates Abrechnungsformular – wird i. d. R. als Beratung abgerechnet!
    • Teilnehmerliste mit Vor- und Nachnamen, sowie Unterschrift und evtl.Matrikelnummer
    • Veranstaltungsprogramm
    • Teilnehmerbeiträge müssen angegeben werden und werden von den Gesamt-kosten abgezogen
  • Bitte bei Getränkerechnungen diese gleich trennen lassen in alkoholische und alkoholfreie Getränke. Die Rechnung über alkoholfreie Getränke ist erstattungsfähig. Bitte dies auch bei Ersti-Hütten beachten, wenn die Getränke über die Unterkunft bezogen werden.
  • Reisekosten werden bis zur Höhe des Preises eines Bahntickets der 2. Klasse erstattet. Auf eine frühest mögliche Buchung ist zu achten.
    In begründeten Fällen können Autofahrten mit 0,25 €/km erstattet und für jede/n Mitfahrer*in mit 0,02 €/km zusätzlich vergütet werden. Nach Möglichkeit sind Fahrgemeinschaften zu bilden. Bitte hierfür den Fahrtkostenbeleg verwenden, sorgfältig ausfüllen und vom Fahrer/ der Fahrerin unterschreiben lassen.
    Evtl. Mitfahrer*innen müssen mit Vor- und Zunamen aufgeführt sein.
    Bei Busrechnungen auf die Angabe der Anzahl der Fahrgäste achten.
  • Elektrogeräte und teurere Anschaffungen müssen im Voraus beim Büro des StuRa beantragt werden mit einer formlosen Email. Diese muss enthalten:
    • Protokoll mit Verweis auf betreffende Stelle
    • Zweck der Anschaffung
    • Details/Ausstattung der Anschaffung, am besten mit Link zu einem Beispiel
    • 3 Preisvergleiche bei Anschaffungskosten über 150 Euro
    • Kostenrahmen
  • PCs/Laptops: Für Büroarbeiten können lediglich BW-Rechner beschafft werden: BW-PC Hierfür werden dann keine Preisvergleiche benötigt, aber wie immer ein aussagekräftiger/konkreter Beschluss per Fachschafts-Protokoll.

Nicht erstattungsfähige Ausgaben:

  • Alkoholische Getränke und Pfand (s.o.)
  • Geschenke, z.B. für Absolvent*innen oder Dozent*innen
  • Restaurantbesuche mit Dozent*innen
  • Druckkosten, die bereits durch Werbekosten abgedeckt sind.

Abrechnungen

  • Finanzabrechnungs-Formular, sorgfältig ausgefüllt und unterschrieben. Bei Fragen/Unsicherheiten gerne im Büro nachfragen. Beschlüsse müssen vor dem Finanzieren von Ausgaben schriftlich gefasst worden sein.

Deckblatt

  • Antragsteller (Fachschaft)
  • Kontaktdaten (Email, Telefon, Adresse) für Rückfragen
  • Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC)
  • Betrag
  • Verwendungszweck (Antragstitel, Veranstaltung, evtl. Haushaltsposten etc.)
  • FS-Beschluss + Datum
  • Anzahl der Belege/Rechnungen im Original
  • Angaben über Vergleichsangebote bei Anschaffungen über 150 €
  • Veranstaltungsdatum, Teilnehmerliste bei mehrtägigen Veranstaltungen + Programm (Ersti-Veranstaltungen, FS-Wochenende etc.)
  • Unterschrift (= Nullerklärung: es wurde kein Gewinn erzielt)

Für bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit soll für jede Maßnahme ein eigenständiges Abrechnungsformular verwendet werden (z.B. Ersti- Beratungen-Veranstaltungen/ Sonstige Veranstaltungen und Anlässe/ Büroausstattung )

Ersti-Beratung/-Veranstaltungen werden von uns kontrolliert und über QSM abgerechnet. Euer Geld bekommt ihr in diesem Fall von der Uni-Kasse zurück.

Anlagen

  • FS-Beschluss, Protokoll (-auszug) mit Datum und Personen: Für alle Ausgaben muss ein FS-Beschluss vorliegen und mit entsprechendem Abstimmungsergebnis vorgelegt werden – sowohl für beispielsweise Ersti-Hütten, als auch für Bürobedarf bzw. ein Beschluss, dass allgemeine FS-Kosten wie z. B. für Bürobedarf oder Verpflegung über den StuRa abgerechnet werden sollen
  • Rechnungen und Belege im Original
    • Kostenübersicht für die Ausgaben bzw. eine Notiz zu den jeweiligen Belegen(Zweck der Ausgaben).
    • Original-Belege, z.B. Kassenbons übersichtlich auf DIN-A4-Blatt (einseitig) tackern/kleben. Je nach Größe max. 2-3 pro Seite. Dabei nichts unkenntlich machen, auch nicht durch Edding oder Lochen. Vorsicht mit Klebeband (Tesa) – löst die Tinte der meisten Kassenzettel auf, daher nur auf unbeschriftete Stellen kleben.
    • Quittungen nur gültig mit Zweck, Datum und Unterschrift
    • Keine Mischbelege (z.B. Alkoholische + alkoholfreie Getränke etc.)
    • Für die Erstattung von Druckkosten (Flyer, Plakate, Hefte etc.) ist jeweils ein Belegexemplar beizufügen!

Achtung: Keine Buchung ohne Beleg!

  • Sämtliche Zahlungen müssen nachgewiesen werden. Barzahlungen müssen quittiert werden. Ihr braucht für alles eine Rechnung.
  • Der StuRa kann weder Kopien noch Scans akzeptieren, sondern nur Original- Belege.
  • Bahntickets sind im Original einzureichen und idealerweise mit Stempelzange entwertet.
  • Keine Bestell- oder Buchungsbestätigungen, sondern ausschließlich offizielle Rechnungen und Kassenbons mit Datum und Leistung.

Die ausgefüllte und unterschriebene Finanzabrechnung mitsamt den Belegen in den Briefkasten am Clubhaus (linker Eingang) einwerfen oder zu den Öffnungszeiten im Büro vorbeibringen

Fragen oder Probleme bezüglich der Abrechnung, gerne per Mail an das StuRa- Büro buero@stura-tuebingen.de oder Ihr kommt zu den Öffnungszeiten im Büro vorbei, am besten nach vorheriger Absprache.

Vielen Dank!
Büro des Studierendenrats Tübingen

Clubhaus Wilhelmstraße 30 72074 Tübingen
Tel.: 07071 – 29 72636

Zu den Büro Öffnungszeiten

Bitte beachten:

  • Die Abrechnungen erfolgen für das laufende Haushaltsjahr 2018
  • Bitte reicht diese am besten schon bis Ende des Jahres ein
  • Am jeweils 15. Februar des Folgejahres endet die Abgabefrist,

d.h. idealerweise bis Jahresende 2018 einreichen, aber Deadline ist Freitag, der 15. Februar 2019 – danach geht nichts mehr!!

Unter Downloads findet ihr:

– Abrechnungsformular
– Fahrtkostenbeleg
– Entwurf Teilnehmerliste

Sowie die Organisationssatzung der Verfassten Studierendenschaft Tübingen und die Finanz- und Haushaltsordnung

Studierendenrat Tübingen